Secretária Executiva Trilíngue

01) Organizar e manter registros da agenda dos diretores e gestores; diariamente; dispondo horários de reuniões, avisando as pessoas participantes previamente sobre datas e horários, receber ligações telefônicas destinadas a seu departamento, filtrando os assuntos e encaminhando a ligação conforme a disponibilidade da pessoa procurada, dando a solução mais apropriada em cada caso, fazer ligações externas e internas, mantendo controles utilizando meios eletrônicos; no administrativo; para priorizar assuntos relevantes.

02) Preparar correspondências, tabelas, comunicados e outros documentos; semanalmente; utilizando sistema informatizado e meios eletrônicos, bem como providenciar a reprodução e circulação dos mesmos, atender ao público interno e externo, identificando os visitantes e os assuntos a serem tratados, para o encaminhamento aos respectivos setores da empresa; no administrativo; para melhorar a comunicação e profissionalismo.

03) Providenciar o pagamento de pequenas compras efetuadas no administrativo; eventualmente; solicitando adiantamentos para despesas de viagem, preparando os respectivos relatórios de despesas efetuadas para prestação de contas, diligenciar reservas de passagens aéreas e hotéis, reserva de automóvel, adiantamentos de numerário e outras providências necessárias para viagens, abrir malotes internos e externos, verificando os destinatários e providenciando a entrega das correspondências aos respectivos destinatários em tempo hábil, organizar e manter o arquivo do departamento; no setor administrativo; para a guarda de documentos e facilidade de consulta.

04) Assessorar a diretoria; diariamente; gerenciando informações, auxiliando na execução de suas tarefas administrativas e em reuniões; organizando agenda pessoal dos staff's; colhendo assinatura; priorizando, marcando e cancelando compromissos; atendendo ligações telefônicas; administrando pendências; definindo encaminhamento de documentos; prestando o suporte a direção em reuniões; no departamento administrativo; para assegurar a organização das atividades.

05) Gerenciar informações; diariamente; lendo documentos; realizando levantamento de informações; consultando outros departamentos; criando e mantendo atualizado banco de dados; acompanhando ações, respostas, relatórios; controlando cronogramas, prazos; direcionando informações; acompanhando processos; no departamento administrativo; para assegurar o andamento e conclusão de processos relacionados à diretoria.

06) Elaborar documentos; diariamente; redigindo ofícios, memorando, cartas, convocações, atas; elaborando relatórios, planilhas e gráficos; preparando apresentações; transcrevendo textos, e-mails em português e inglês; no departamento administrativo; para garantir o registro das informações.

07) Organizar eventos e viagens; eventualmente; realizando check-list de todos os procedimentos necessários, reservando e preparando a sala de reuniões, confirmando a presença da diretoria, providenciando o material, equipamentos e serviços de apoio, dando suporte durante o evento, solicitando diárias, hospedagem, passagens e documentação legal dos diretores (passaporte, vistos); no departamento administrativo; garantindo o cumprimento dos compromissos nacionais e internacionais da diretoria.