Secretaria(o) Executiva (o)

Responsabilidades:
Assessorar a direção:

Administrar agenda pessoal da diretora; despachar com a direção; colher assinatura; priorizar, marcar e cancelar compromissos; definir ligações telefônicas; administrar pendências; definir encaminhamento de documentos; assistir, se necessário, a direção em reuniões para elaboração de atas/secretariar as reuniões.

• Atender pessoas:

Recepcionar pessoas; fornecer informações; atender pedidos, solicitações e chamadas telefônicas; filtrar ligações; anotar e transmitir recados; orientar e encaminhar pessoas; prestar atendimento especial a autoridades e usuários diferenciados.

• Gerenciar informações:
Ler documentos; levantar informações; consultar outros departamentos; criar e manter atualizado banco de dados; cobrar ações, respostas, relatórios; controlar cronogramas, prazos; direcionar informações; acompanhar processos; reproduzir documentos; confeccionar clippings. Será responsável pela administração e gerenciamento financeiro do escritório oferecendo soluções e dados para a direção.

• Elaborar documentos:
Redigir ofícios, memorando, cartas; convocações, atas; pesquisar bibliografia; elaborar relatórios; digitar e formatar documentos; elaborar convites e convocações, planilhas e gráficos; preparar apresentações; transcrever textos.

• Controlar correspondência:
Receber, controlar, triar, destinar, registrar e protocolar correspondência e correspondência eletrônica (e-mail); controlar malote.

• Organizar eventos e viagens:
Estruturar o evento; fazer check-list; pesquisar local; reservar e preparar sala; en-viar convite e convocação; confirmar presença; providenciar material, equipamentos e serviços de apoio; dar suporte durante o evento; providenciar diárias, hospedagem, passagens e documentação legal das direções (passaporte, vistos).

• Supervisionar equipes de trabalho:
Estabelecer atribuições da equipe; programar e monitorar as atividades da equipe.

• Arquivar documentos:
Identificar o assunto e a natureza do documento; determinar a forma de arquivo; classificar, ordenar, cadastrar e catalogar documentos; arquivar correspondência; administrar e atualizar arquivos, dominar informática.

• Utilizar recursos de Informática.
• Executar outras tarefas de mesma natureza e nível de complexidade associadas ao ambiente organizacional.

Formação em Secretariado Executivo