Vaga expirada
Não é mais possível enviar currículo para esta vaga.
Secretaria(o) Executiva (o)
Assessorar, gerenciando informações, auxiliando na execução da tarefas administrativas e financeiras do escritórios, se necessário atuar em reuniões, marcando e cancelando compromissos profissionais e pessoais.
Coordenar e controlar equipes e atividades; controlar documentos e correspondências.
Atender clientes ou fornecedores externos e internos; organizar eventos e viagens e prestar serviços em idiomas estrangeiros se necessário.
Requisitos:
* Boa comunicação, capacidade de articulação e integração
* Ética e confidencialidade
* Visão estratégica e sensibilidade
* Inteligência emocional e discernimento
* Comprometimento, credibilidade e independência
Desejável:
Habilitação B
Disponibilidade para viagens
Assessorar a direção:
Administrar agenda pessoal da diretora; despachar com a direção; colher assinatura; priorizar, marcar e cancelar compromissos; definir ligações telefônicas; administrar pendências; definir encaminhamento de documentos; assistir, se necessário, a direção em reuniões para elaboração de atas/secretariar as reuniões.
• Atender pessoas:
Recepcionar pessoas; fornecer informações; atender pedidos, solicitações e chamadas telefônicas; filtrar ligações; anotar e transmitir recados; orientar e encaminhar pessoas; prestar atendimento especial a autoridades e usuários diferenciados.
• Gerenciar informações:
Ler documentos; levantar informações; consultar outros departamentos; criar e manter atualizado banco de dados; cobrar ações, respostas, relatórios; controlar cronogramas, prazos; direcionar informações; acompanhar processos; reproduzir documentos; confeccionar clippings. Será responsável pela administração e gerenciamento financeiro do escritório oferecendo soluções e dados para a direção.
• Elaborar documentos:
Redigir ofícios, memorando, cartas; convocações, atas; pesquisar bibliografia; elaborar relatórios; digitar e formatar documentos; elaborar convites e convocações, planilhas e gráficos; preparar apresentações; transcrever textos.
• Controlar correspondência:
Receber, controlar, triar, destinar, registrar e protocolar correspondência e correspondência eletrônica (e-mail); controlar malote.
• Organizar eventos e viagens:
Estruturar o evento; fazer check-list; pesquisar local; reservar e preparar sala; en-viar convite e convocação; confirmar presença; providenciar material, equipamentos e serviços de apoio; dar suporte durante o evento; providenciar diárias, hospedagem, passagens e documentação legal das direções (passaporte, vistos).
• Supervisionar equipes de trabalho:
Estabelecer atribuições da equipe; programar e monitorar as atividades da equipe.
• Arquivar documentos:
Identificar o assunto e a natureza do documento; determinar a forma de arquivo; classificar, ordenar, cadastrar e catalogar documentos; arquivar correspondência; administrar e atualizar arquivos, dominar informática.
• Utilizar recursos de Informática.
• Executar outras tarefas de mesma natureza e nível de complexidade associadas ao ambiente organizacional.
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