Secretária Executiva

A Secretária Executiva desempenha um papel fundamental no suporte administrativo e organizacional da alta gestão, garantindo a eficiência das operações, a fluidez da comunicação e a otimização do tempo dos executivos.

Responsabilidades e Atribuições:

Gerenciar agendas complexas de um ou mais executivos, marcando e confirmando reuniões, compromissos e viagens.
Organizar e preparar reuniões, incluindo a elaboração de pautas, convocação de participantes, preparação de materiais e atas.
Filtrar e direcionar ligações telefônicas, e-mails e correspondências, priorizando e respondendo conforme necessário.
Redigir e formatar documentos, apresentações, relatórios e comunicados com precisão e profissionalismo.
Organizar e manter arquivos físicos e digitais de forma eficiente e confidencial.
Planejar e coordenar viagens nacionais e internacionais, incluindo passagens aéreas, hospedagem, traslados e vistos.
Preparar e acompanhar o reembolso de despesas dos executivos.
Recepcionar visitantes e clientes, demonstrando profissionalismo e cordialidade.
Organizar eventos corporativos, como workshops, seminários e encontros.
Realizar compras de materiais de escritório e outros suprimentos necessários.
Prestar suporte administrativo a outras áreas da empresa, quando solicitado.
Zelar pela organização e bom funcionamento do ambiente de trabalho da diretoria/presidência.
Executar outras tarefas administrativas e de apoio conforme a necessidade dos executivos.
Manter a confidencialidade de informações estratégicas e confidenciais.
Requisitos e Qualificações:

Ensino superior completo em Secretariado Executivo, Administração ou áreas correlatas.
Experiência comprovada como Secretária Executiva, preferencialmente em suporte à alta gestão.
Domínio do pacote Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) em nível avançado.
Excelente comunicação oral e escrita, incluindo gramática e ortografia impecáveis.
Inglês fluente (desejável outras línguas).
Sólidas habilidades de organização, planejamento e gerenciamento de tempo.
Proatividade, autonomia e capacidade de resolução de problemas.
Discrição, ética e profissionalismo.
Flexibilidade e adaptabilidade a diferentes demandas.
Boa capacidade de relacionamento interpessoal e trabalho em equipe.
Atenção aos detalhes e precisão na execução das tarefas.

Diferenciais:

Certificações em áreas de secretariado executivo ou assistência administrativa.
Experiência com softwares de gestão de agendas e viagens.
Conhecimento de normas e procedimentos administrativos.