Secretariado Executivo

Objetivo do Cargo
Garantir a organização, fluidez e eficiência da rotina da Diretoria, atuando como ponto central de apoio executivo na gestão de agendas, reuniões, viagens, comunicações, documentos e demandas estratégicas, contribuindo para que os executivos concentrem seu tempo nas atividades de maior impacto para o negócio.

Principais ResponsabilidadesGestão de Agenda Executiva
Planejar, organizar e administrar a agenda dos diretores.
Priorizar compromissos conforme urgência e impacto.
Agendar reuniões internas e externas.
Gerenciar conflitos de agenda.
Garantir que todos os envolvidos recebam informações sobre compromissos.
Organização de Reuniões
Agendar reuniões presenciais e online.
Reservar salas e organizar estrutura necessária.
Preparar materiais e documentos de apoio.
Elaborar pautas quando solicitado.
Registrar atas e encaminhar decisões e próximos passos.
Gestão de Viagens
Organizar viagens corporativas.
Reservar passagens, hospedagens e transporte.
Elaborar roteiros de viagem.
Controlar documentos e reservas.
Comunicação Executiva
Filtrar demandas direcionadas aos executivos.
Recepcionar clientes, parceiros e fornecedores.
Realizar interface entre Diretoria e demais áreas.
Redigir e revisar e-mails, comunicados e documentos.
Organização Administrativa
Organizar contratos e documentos estratégicos.
Controlar assinaturas.
Manter arquivos físicos e digitais organizados.
Apoiar controles administrativos da Diretoria.
Apoio Estratégico
Acompanhar prazos definidos pela Diretoria.
Realizar follow-up de demandas.
Apoiar na organização de eventos internos e externos.
Auxiliar na preparação de apresentações e materiais executivos.
Acompanhar indicadores e informações solicitadas pelos diretores.
Responsabilidades Gerais
Zelar pela confidencialidade das informações.
Atuar com discrição e ética profissional.
Garantir excelente organização e planejamento.
Antecipar necessidades da Diretoria.
Propor melhorias em processos administrativos.
Representar a cultura e os valores da Result em todas as interações.
Competências TécnicasObrigatórias
Pacote Office e Google Workspace avançado.
Gestão de agendas executivas.
Organização de reuniões.
Comunicação escrita e verbal.
Organização documental.
Elaboração de apresentações.
Ferramentas de videoconferência.
Gestão de viagens corporativas.
Desejáveis
CRM.
Ferramentas de gestão de projetos (Click Up, Trello, Operand ou similares).
Competências Comportamentais
Organização
Planejamento
Comunicação
Discrição
Inteligência emocional
Proatividade
Agilidade
Gestão do tempo
Flexibilidade
Capacidade de priorização
Atenção aos detalhes
Relacionamento interpessoal
Senso de urgência
Visão sistêmica
Resolução de problemas