Recepção

Pacote Ofice

Atendimento telefônico e canais de comunicação
Atender ligações telefônicas de maneira educada e profissional.
Identificar corretamente a empresa ou setor procurado.
Transferir ligações para os responsáveis.
Anotar recados com clareza e encaminhá-los aos responsáveis.
Realizar o primeiro atendimento de mensagens recebidas pelos canais da empresa, quando solicitado.
Evitar que ligações ou solicitações importantes fiquem sem retorno.
Organização e controle da recepção
Manter a recepção organizada, limpa e agradável.
Controlar a entrada e saída de visitantes quando necessário.
Organizar a agenda de atendimentos e reuniões da recepção.
Avisar os responsáveis sobre a chegada de clientes e compromissos.
Acompanhar o tempo de espera dos visitantes.
Zelar para que café, água, materiais de atendimento e itens de uso da recepção estejam sempre disponíveis.
Comunicar imediatamente qualquer necessidade de manutenção, organização ou reposição.

3. Atendimento e experiência do cliente
A profissional deverá compreender que a recepção é a porta de entrada da empresa.
Por isso, espera-se:
Sorriso e cordialidade no atendimento.
Comunicação clara e educada.
Tom de voz agradável.
Postura profissional.
Agilidade sem demonstrar pressa.
Empatia com diferentes perfis de pessoas.
Capacidade de ouvir antes de responder.
Discrição e sigilo sobre informações internas.
Respeito absoluto ao cliente.
O objetivo é fazer com que cada pessoa que entre na empresa tenha a percepção de estar em um ambiente organizado, profissional, seguro e acolhedor.

4. Gestão de situações adversas
A profissional deverá ter equilíbrio emocional e saber lidar com situações inesperadas, como:
Clientes insatisfeitos ou exaltados.
Pessoas aguardando além do previsto.
Conflitos de agenda.
Responsáveis que estejam indisponíveis.
Clientes que não saibam exatamente com quem precisam falar.
Situações de pressão ou grande fluxo de pessoas.
Problemas relacionados a ligações, agendamentos ou encaminhamentos.
Nessas situações, deverá manter a calma, agir com educação e buscar uma solução, sem entrar em discussões ou conflitos com o cliente.
Quando a situação ultrapassar sua autonomia, deverá acionar imediatamente o responsável adequado.

5. Responsabilidades administrativas
Apoiar a organização de documentos e informações da recepção.
Auxiliar no controle de agendas e reuniões.
Receber correspondências e encomendas.
Comunicar a chegada de documentos, entregas e fornecedores.
Apoiar demandas administrativas simples da diretoria e das empresas.
Manter informações de contatos e ramais organizadas.
Auxiliar na organização de salas de reunião e ambientes de atendimento.
Dar suporte às demais áreas administrativas quando necessário, respeitando suas prioridades.

6. Perfil profissional desejado
Buscamos uma profissional:
Comunicativa.
Educada.
Cordial.
Organizada.
Proativa.
Discreta.
Responsável.
Pontual.
Atenta aos detalhes.
Com inteligência emocional.
Que goste de trabalhar com pessoas.
Que saiba ouvir e se comunicar com diferentes públicos.
Que tenha iniciativa para resolver pequenos problemas antes que se tornem grandes problemas.

7. Competências essenciais
Atendimento ao cliente: capacidade de proporcionar uma experiência positiva e profissional.
Comunicação: saber falar, ouvir, interpretar solicitações e transmitir informações corretamente.
Organização: capacidade de administrar diferentes demandas simultaneamente.
Inteligência emocional: manter equilíbrio e cordialidade mesmo diante de situações difíceis.
Proatividade: identificar necessidades e agir sem precisar ser constantemente orientada.
Discrição: preservar informações de clientes, colaboradores, empresas e diretoria.
Senso de prioridade: entender o que precisa ser resolvido imediatamente e o que pode aguardar.
Postura executiva: representar a empresa com profissionalismo, elegância e segurança.

Atendimento presencial
Recepcionar clientes, parceiros, fornecedores e visitantes com cordialidade, educação e postura profissional.
Cumprimentar e identificar o visitante, entendendo o motivo de sua visita.
Confirmar com o responsável pelo atendimento a disponibilidade para receber o visitante.
Conduzir o cliente até o local ou profissional adequado.
Oferecer água, café e demais comodidades disponíveis.
Garantir que o visitante seja acomodado de maneira confortável enquanto aguarda.
Manter atenção permanente ao ambiente da recepção.