Assessor(a) da Pro-reitora

A função de apoio direto à Pró-Reitora e à Diretora de Regulação abrange um conjunto amplo de atribuições nas áreas acadêmica, administrativa, institucional e regulatória. No âmbito da organização executiva, cabe à profissional acompanhar a agenda de ambas as gestoras, controlando compromissos, reuniões, prazos e demais atividades institucionais, além de preparar previamente as pautas, os documentos e os materiais necessários para cada reunião. Complementarmente, é responsável pelo acompanhamento das atas desde a elaboração e revisão até a coleta de assinaturas, organização e arquivamento bem como pelo monitoramento dos encaminhamentos definidos nos encontros, auxiliando no controle dos prazos e no retorno das áreas envolvidas.

Na frente de formação continuada, a função inclui o apoio operacional às atividades correspondentes, com organização de cronogramas, listas de participantes, materiais de apoio, comunicação com os envolvidos e registro das ações realizadas. Já no que se refere à produção documental, a profissional atua na elaboração, revisão, formatação e organização de ofícios, memorandos, declarações, relatórios, termos, portarias e outros documentos institucionais, controlando ainda a tramitação daqueles que dependem de assinaturas até sua conclusão, assim como a organização e atualização de arquivos, pastas e controles internos da Pró-Reitoria e da Diretoria.

O trabalho também contempla o levantamento e a consolidação de dados institucionais, inclusive por meio do sistema JACAD, e o suporte direto aos processos regulatórios e normativos vinculados ao ensino superior abrangendo autorização, reconhecimento, renovação de reconhecimento e recredenciamento. Nesse contexto, a profissional apoia a elaboração e organização de portarias relativas a Colegiados de Curso e Núcleos Docentes Estruturantes (NDE), acompanha publicações, normativas e atos institucionais, e mantém atualizados os dossiês de docentes e demais documentos exigidos pelos processos regulatórios e pelas avaliações institucionais.

Soma-se a isso o acompanhamento de prazos e pendências direcionados às diferentes Diretorias e setores, o apoio na organização de visitas, avaliações e reuniões institucionais relacionadas à regulação, e a interlocução constante com Diretorias, Coordenações e setores administrativos para solicitação e recebimento de informações e documentos. Por fim, a função envolve a elaboração e atualização de planilhas, controles e relatórios de acompanhamento, o recebimento, a triagem, a organização e o encaminhamento das demandas dirigidas à Pró-Reitoria, e, de forma transversal a todas essas atividades, a manutenção do sigilo e da confidencialidade das informações institucionais e administrativas às quais a profissional tiver acesso.

Em síntese, a função exige, sobretudo, organização, discrição, boa comunicação escrita e verbal, capacidade de acompanhar múltiplas demandas e prazos simultaneamente, domínio de ferramentas de escritório e facilidade para elaborar e organizar documentos.