Analista de Documentação

Receber documentos e caixas encaminhados pelos departamentos e filiais, conferindo as informações, condições de recebimento e documentação necessária.

Conferir a classificação e categorização dos documentos, identificando inconsistências e orientando os ajustes necessários.

Realizar o cadastro de documentos, caixas e respectivas localizações nos sistemas e controles utilizados pelo CEDOC.

Manter atualizados os registros cadastrais e o endereçamento físico do acervo, assegurando a correspondência entre as informações registradas e a localização física dos documentos.

Identificar e tratar inconsistências cadastrais, realizando correções e atualizações conforme alterações previamente validadas.

Apoiar a organização, acondicionamento e armazenamento de documentos e caixas, observando os critérios de conservação, segurança, organização e facilidade de localização.

Realizar conferências e inventários periódicos do acervo, identificando divergências entre os registros sistêmicos e a localização física dos documentos.

Apoiar ações de saneamento, regularização, recadastramento, reorganização e padronização do acervo documental.

Atender aos chamados e solicitações direcionados ao CEDOC, realizando pesquisas, localização e disponibilização dos documentos solicitados.

Registrar retiradas, devoluções, movimentações e demais ocorrências relacionadas aos documentos, assegurando a rastreabilidade do acervo.

Orientar as áreas solicitantes quanto aos procedimentos estabelecidos para envio, consulta, armazenamento e movimentação de documentos.

Prestar suporte técnico e orientação aos profissionais envolvidos nas atividades do CEDOC quanto aos procedimentos, padrões e controles estabelecidos.

Realizar ou acompanhar a digitalização de documentos conforme demanda e procedimentos estabelecidos, verificando a qualidade, legibilidade, integridade e correta identificação dos arquivos gerados.

Manter atualizadas as planilhas, sistemas, bases de dados e demais controles relacionados à gestão documental.

Apoiar processos de saneamento, padronização, atualização e migração de dados relacionados ao acervo documental.

Levantar e consolidar informações relacionadas ao volume do acervo, movimentações, chamados, digitalizações, pendências e demais atividades da operação.

Acompanhar os prazos de retenção documental conforme critérios e políticas estabelecidos, identificando os documentos elegíveis para avaliação de descarte.

Apoiar os processos de descarte ou incineração de documentos após as devidas validações e autorizações, mantendo os registros e evidências das ações realizadas.

Contribuir para a aplicação dos procedimentos e critérios estabelecidos para a gestão, conservação, movimentação, retenção e descarte dos documentos.

Apoiar o levantamento, revisão, atualização e documentação dos procedimentos relacionados aos processos de gestão documental.

Identificar dificuldades, inconsistências, riscos e oportunidades de melhoria nas rotinas do CEDOC, propondo alternativas para aprimoramento dos processos.

Manter atualizados os controles e indicadores da operação, realizando levantamentos e análises que apoiem o acompanhamento dos resultados e a tomada de decisão da gestão.

Apoiar a análise de dados e informações operacionais, identificando tendências, desvios, pendências e oportunidades de melhoria.

Apoiar a definição e implementação de melhorias relacionadas à organização, controle e eficiência dos processos do CEDOC.

Apoiar levantamentos de requisitos, testes, validações e organização das informações necessárias para projetos relacionados à gestão documental.

Participar de projetos de reestruturação, organização, digitalização, modernização e melhoria dos processos do CEDOC, executando as atividades definidas dentro de sua área de atuação.

Apoiar a implantação e atualização de sistemas, controles e soluções relacionados à gestão do acervo documental.

Contribuir para a padronização dos processos e informações, promovendo maior confiabilidade, rastreabilidade e eficiência na gestão documental.

Acompanhar as condições de organização, conservação e segurança do ambiente físico do CEDOC.

Identificar e comunicar à gestão necessidades relacionadas à limpeza, higienização, dedetização, manutenção, organização ou adequação do ambiente.

Apoiar ações destinadas à preservação e conservação adequada do acervo documental.