Assistente de Secretariado Executivo

PRINCIPAIS RESPONSABILIDADES

Apoiar no controle e organização das agendas dos executivos e lideranças;
Agendar, confirmar e acompanhar reuniões, compromissos e eventos;
Apoiar na organização de reuniões, preparando salas, materiais, documentos e demais recursos necessários;
Elaborar e organizar pautas, atas, listas de presença e registros de reuniões;
Realizar atendimento telefônico, por e-mail e outros canais de comunicação, direcionando as demandas conforme necessário;
Recepcionar e acompanhar visitantes, clientes, parceiros e demais públicos;
Organizar documentos físicos e digitais, mantendo arquivos e informações atualizados;
Auxiliar na elaboração, formatação e revisão de documentos, apresentações, relatórios e correspondências;
Apoiar na organização de viagens, incluindo reservas, passagens, hospedagens, deslocamentos e demais providências;
Realizar controles administrativos relacionados à rotina do executivo e da área;
Apoiar o acompanhamento de prazos, compromissos e pendências;
Auxiliar na organização de eventos, encontros, reuniões e compromissos institucionais;
Realizar contato com fornecedores, parceiros e prestadores de serviços para demandas relacionadas à rotina administrativa;
Apoiar o recebimento, organização e encaminhamento de documentos e correspondências;
Controlar materiais e recursos necessários para as atividades do Secretariado;
Prestar suporte às demandas administrativas da liderança, mantendo postura profissional, discrição e confidencialidade;
Executar outras atividades administrativas compatíveis com a função.

REQUISITOS
Ensino superior completo ou cursando em Secretariado Executivo, Administração ou áreas correlatas;
Boa comunicação oral e escrita;
Organização e atenção aos detalhes;
Facilidade para lidar com agendas, prazos e múltiplas demandas;
Postura profissional e discrição no tratamento de informações.

COMPETÊNCIAS COMPORTAMENTAIS
Organização;
Proatividade;
Boa comunicação;
Discrição e confidencialidade;
Responsabilidade;
Cordialidade;
Flexibilidade;
Bom relacionamento interpessoal;
Capacidade de priorização;
Atenção aos detalhes;
Agilidade na execução das atividades.

DIFERENCIAIS
Experiência anterior em Secretariado Executivo ou suporte a executivos e lideranças;
Conhecimento em ferramentas de gestão de agenda e reuniões;
Experiência com organização de viagens e eventos corporativos;